Piękne rękodzieło przyciąga wzrok, ale karton ustawiony w przejściu skutecznie zatrzymuje gości. Wolontariusze mają dobre intencje, lecz przy jednym stoliku tworzy się kolejka, podczas gdy przy drugim nikt nie potrafi podać ceny. Na kiermaszu atmosfera zależy również od drobiazgów organizacyjnych. Czytelne oznaczenia, rozsądny układ sali i ustalone dyżury pomagają uczestnikom skupić się na zakupach oraz celu spotkania. Organizatorom pozwalają natomiast uniknąć popołudnia spędzonego na poszukiwaniu taśmy, drobnych pieniędzy i osoby odpowiedzialnej za wszystko.
Przełóż pomysł na plan działania
Zanim rozrysujesz stoiska, ustal przewidywaną skalę wydarzenia. Inaczej przygotujesz kilka stolików w bibliotece, inaczej większe spotkanie w domu kultury lub na otwartym terenie. Liczą się dostępna przestrzeń, liczba wystawców, charakter oferty oraz możliwości zespołu.
Planując kiermasz charytatywny, połącz organizację sprzedaży z jasną informacją o odbiorcy pomocy. Osoby obsługujące stoiska powinny wiedzieć, komu służy wydarzenie, na jaki cel trafi dochód i kiedy organizatorzy przedstawią podsumowanie.
Przygotuj krótki dokument roboczy z terminem, godzinami, listą stanowisk oraz osobami odpowiedzialnymi. Dopisz czas dostaw, rozstawienia wyposażenia i sprzątania. Ten sam plan udostępnij całemu zespołowi, żeby kolejne ustalenia nie żyły osobno w pięciu rozmowach.
Rozrysuj drogę uczestnika od wejścia do wyjścia
Spójrz na miejsce oczami osoby, która pojawia się pierwszy raz. Czy od razu rozpozna wejście? Czy zobaczy informację o celu? Czy zrozumie, jak kupić wybrany przedmiot i dokonać płatności?
Na prostym planie zaznacz drzwi, stoiska, punkt informacyjny, miejsce odpoczynku i zaplecze. Uwzględnij istniejące wyposażenie oraz ograniczenia ustalone z gospodarzem obiektu. Zachowaj dostęp do wyjść i urządzeń bezpieczeństwa.
Przejścia powinny pozostać swobodne również wtedy, gdy przy stołach zatrzymają się ludzie. Sama odległość między pustymi blatami nie pokazuje jeszcze, jak sala będzie funkcjonować podczas wydarzenia. Sprawdź układ z odsuniętymi krzesłami i osobami stojącymi przed ofertą.
Unikaj umieszczania najpopularniejszego stanowiska tuż przy wejściu. Kolejka może utrudnić dostęp do całej sali. Kartony i zapasy przenieś na zaplecze zamiast wykorzystywać jako dekorację pod nogami gości.
Podziel stoiska według oferty
Książki, rękodzieło i rośliny łatwiej przeglądać, kiedy tworzą czytelne grupy. Uczestnik nie musi wtedy zaglądać pod każdy przedmiot w poszukiwaniu rzeczy, która go interesuje.
Przygotuj krótkie nazwy stanowisk i widoczne ceny. Oznaczenia powinny jednoznacznie wskazywać, czy kwota dotyczy sztuki, zestawu czy całej grupy produktów. Jeśli jakiś przedmiot wymaga indywidualnej wyceny, ustal ją przed otwarciem.
Cięższe rzeczy ustawiaj stabilnie, z dala od krawędzi. Delikatne prace pozostaw w zasięgu obsługi, która pomoże je obejrzeć i zapakować. Nie piętrz ekspozycji kosztem widoczności oraz wygody.
Zadbaj o dostęp do oferty również dla osób, które nie mogą swobodnie sięgać wysoko lub długo stać. Część przedmiotów umieść niżej, a przy stoiskach zapewnij możliwość uzyskania pomocy bez konieczności przeciskania się przez grupę.
Każde zadanie przypisz konkretnej osobie
Ogólne ustalenie „wszyscy pomagają” działa do chwili, kiedy trzeba szybko podjąć decyzję. Wtedy wszyscy mogą jednocześnie uznać, że zajmuje się nią ktoś inny.
Wyznacz koordynatora wydarzenia oraz osoby odpowiedzialne za poszczególne obszary. Podział może obejmować:
- kontakt z gospodarzem miejsca i przygotowanie przestrzeni;
- przyjmowanie, opis i rozmieszczenie przedmiotów;
- obsługę stoisk oraz uzupełnianie oferty;
- płatności i dokumentację;
- informację dla uczestników;
- zaplecze, porządek i końcowe sprzątanie.
W niewielkim zespole jedna osoba może łączyć kilka funkcji. Sprawdź jednak, czy nie wymagają obecności w różnych miejscach jednocześnie. Osoba przyjmująca dostawy nie powinna w tym samym czasie samodzielnie prowadzić punktu płatności.
Do każdej funkcji przypisz zastępstwo. Koordynator również potrzebuje chwili przerwy i nie powinien stanowić jedynego źródła odpowiedzi na wszystkie pytania.
Dyżury zaplanuj razem z przekazaniem stanowiska
Ustal godziny pracy przy stoiskach, przerwy i momenty zmiany obsługi. Uwzględnij dostępność wolontariuszy, zamiast wpisywać ich automatycznie na cały dzień.
Osoby przejmujące stanowisko powinny otrzymać krótką informację o cenach, rezerwacjach, brakujących materiałach i sytuacjach wymagających uwagi. Jeśli przy stoliku obsługujecie gotówkę, przygotujcie odrębną procedurę jej przekazania.
Przed otwarciem przeprowadź wspólną odprawę. Pokaż rozmieszczenie stoisk, zaplecze, toalety i miejsce kontaktu z koordynatorem. Wyjaśnij, do kogo zgłaszać problem techniczny, nieporozumienie przy zakupie lub zagubiony przedmiot.
Wolontariusz powinien znać granice swoich decyzji. Ustal wcześniej, czy może zmieniać ceny, odkładać towary i przyjmować nowe przedmioty. Dzięki temu uczestnicy nie usłyszą różnych zasad przy sąsiednich stolikach.
Wybierz jeden czytelny sposób płatności
Możesz zorganizować płatność przy poszczególnych stoiskach albo w jednym punkcie. Każdy model wymaga innej obsługi.
Płatność przy stoisku ogranicza dodatkowe przemieszczanie się, ale wymaga przygotowania kilku stanowisk i spójnego sposobu rozliczenia. Centralny punkt pozwala skupić obsługę finansową w jednym miejscu, natomiast potrzebuje jasnych zasad oznaczania wybranych przedmiotów oraz miejsca na kolejkę.
Sposób obsługi i dokumentacji uzgodnij z organizatorem odpowiedzialnym za finanse wydarzenia. Jeśli udostępniacie płatności elektroniczne, sprawdźcie działanie urządzeń, połączenie i procedurę potwierdzenia transakcji przed przyjściem gości.
Przy gotówce przygotujcie odpowiedni zapas drobnych i miejsce niedostępne dla osób postronnych. Nie zostawiajcie pieniędzy w otwartym pudełku bez opieki. Zasady dostępu do utargu powinny być jasne dla całego zespołu.
Przygotuj odpowiedzi na najczęstsze pytania
Uczestnicy mogą pytać o cel akcji, ceny, możliwość rezerwacji i późniejszy odbiór zakupów. Zapisz odpowiedzi na krótkiej karcie dla obsługi.
Ustal również sposób zgłaszania uwag dotyczących przedmiotów. Przy rzeczach używanych opisz widoczne ślady użytkowania, a przy rękodziele przekaż dostępne informacje o materiale i pielęgnacji. Nie obiecuj właściwości, których twórca lub darczyńca nie potwierdził.
Obsługa powinna pomagać bez wywierania presji. Gość może obejrzeć ofertę i niczego nie kupić. Przyjazna rozmowa buduje lepszą atmosferę niż komentarz sugerujący, że skoro cel jest szczytny, nie wypada odejść z pustymi rękami.
Jeśli oferta obejmuje jedzenie, wyznacz osobę odpowiedzialną za ten obszar i przygotuj go zgodnie z ustalonymi wymaganiami. Informacje o składzie oraz alergenach powinny być dostępne dla obsługi, bez zgadywania nad talerzem ciasta.
Zaplecze oszczędza biegania po całej sali
Przygotuj wspólne miejsce na materiały organizacyjne: taśmę, nożyczki, pisaki, etykiety, opakowania i worki na odpady. Oddziel je od rzeczy przeznaczonych na sprzedaż.
Ustal, kto uzupełnia ekspozycję i zabiera puste kartony. Przy większym wydarzeniu osoba wspierająca kilka stoisk może rozwiązywać drobne problemy bez odrywania sprzedających od uczestników.
Zadbaj także o wodę i miejsce odpoczynku dla zespołu. Wolontariusze nie powinni spędzać całego dyżuru na stojąco między stołem a ścianą. Wygodne warunki pracy przekładają się na cierpliwość i uważność podczas rozmów.
Zamknij wydarzenie według planu
Przed końcem poinformuj uczestników o godzinie zakończenia sprzedaży. Nie składaj stoisk wokół osób, które nadal oglądają ofertę, chyba że sytuacja wymaga wcześniejszego zamknięcia.
Po wyjściu gości rozliczcie stanowiska, zabezpieczcie dokumentację i sprawdźcie pozostałe przedmioty. Postępujcie z nimi według wcześniejszych uzgodnień z darczyńcami. Zwróćcie też wypożyczone wyposażenie i pozostawcie przestrzeń w ustalonym stanie.
Na krótkim spotkaniu zespołu zanotujcie, przy których stoiskach tworzyły się kolejki, jakich materiałów zabrakło i które rozwiązania ułatwiały obsługę. Takie uwagi przydadzą się przy następnej edycji znacznie bardziej niż ogólne „było dobrze”. A taśma klejąca może wreszcie wrócić do pudełka, zamiast pozostać najbardziej poszukiwanym uczestnikiem kiermaszu.
Komentarze wyłączone